Kako izpolniti potni nalog — Vodnik po korakih
Podroben vodnik za pravilno izpolnitev potnega naloga. Vsa obvezna polja, postopek pred in po potovanju, roki za oddajo in davčna obravnava.
Odredba službenega potovanja
Pred začetkom potovanja je treba izpolniti prvi del potnega naloga — odredbo. To naredi odreditelj (direktor, vodja).
1. Podatki o podjetju
Vpišite naziv podjetja, naslov sedeža in davčno številko. Ti podatki so običajno prednatisnjeni na obrazcu. V kalkulatorju potnih stroškov se podatki o podjetju izpolnijo samodejno.
2. Podatki o zaposlenem
Vpišite ime, priimek in delovno mesto zaposlenega, ki potuje. Nekatera podjetja vpisujejo tudi organizacijsko enoto.
3. Številka naloga
Vsak potni nalog mora imeti zaporedno številko. Številčenje je po navadi zaporedno znotraj koledarskega leta (npr. PN-2026-0042).
4. Namen potovanja
Vpišite konkreten namen: "Sestanek s stranko ABC d.o.o. glede ponudbe za projekt X." Splošni opisi kot "poslovni sestanek" niso ustrezni.
5. Relacija in prevoz
Vpišite kraj odhoda, vmesne postaje in kraj prihoda. Izberite vrsto prevoza (lastno vozilo, službeno vozilo, javni prevoz) in vpišite registrsko številko vozila.
6. Podpis odreditelja
Odreditelj (direktor, vodja) podpiše potni nalog pred začetkom potovanja. Brez podpisa odreditelja nalog ni veljaven.
Obračun potnih stroškov
Po vrnitvi s potovanja zaposleni izpolni drugi del potnega naloga — obračun dejanskih stroškov.
7. Dejanski datum in ura prihoda
Vpišite dejanski datum in uro prihoda. Ta podatek je ključen za pravilen izračun dnevnice po veljavnih razredih.
8. Dejanska relacija in kilometri
Vpišite dejansko prevoženo pot in skupno število kilometrov. Kilometrina znaša 0,43 EUR/km za lastno vozilo.
9. Zagotovljeni obroki
Označite, kateri obroki so bili zagotovljeni med potovanjem (zajtrk, kosilo, večerja). Dnevnica se ustrezno zmanjša.
10. Priloge (računi)
Priložite račune za dejanske stroške: parkirnino, cestnino, nastanitev. Za dnevnico in kilometrino računi niso potrebni.
11. Podpis zaposlenega
Zaposleni podpiše obračun potnega naloga po vrnitvi s potovanja. S podpisom potrdi pravilnost podatkov.
Roki za oddajo potnega naloga
Pravilno časovno zaporedje je ključno za veljavnost potnega naloga.
| Faza | Kdaj | Kdo |
|---|---|---|
| Odredba | Pred začetkom potovanja | Odreditelj (direktor, vodja) |
| Obračun | Čim prej po vrnitvi (rok določi interni akt) | Zaposleni |
| Izplačilo | V roku, ki ga določa interni akt | Računovodstvo |
| Hramba | Najmanj 10 let | Podjetje |
Davčna obravnava potnih stroškov
Potni stroški so neobdavčeni do višine, ki jo določa uredba. Višje izplačilo se obdavči kot dohodek.
| Vrsta stroška | Neobdavčeno do | Vir |
|---|---|---|
| Dnevnica (nad 12 ur) | 27,81 EUR | Uredba |
| Dnevnica (8–12 ur) | 13,88 EUR | Uredba |
| Dnevnica (6–8 ur) | 9,69 EUR | Uredba |
| Kilometrina | 0,43 EUR / km | Uredba |
| Nastanitev, cestnina, parkirnina | Dejanski stroški (z računom) | ZDoh-2 |
Vprašanja o izpolnjevanju potnih nalogov
Kdaj moram izpolniti potni nalog?
Potni nalog se izpolni v dveh fazah: pred potovanjem (odredba) in po potovanju (obračun). Odredba mora biti podpisana pred začetkom službenega potovanja, obračun pa se izpolni čim prej po vrnitvi (rok določi podjetje v internem aktu).
Kdo podpiše potni nalog?
Potni nalog podpišeta dve osebi: odreditelj (direktor, vodja) pred potovanjem in zaposleni po vrnitvi. Nekatera podjetja zahtevajo tudi podpis računovodje pri obračunu.
Kakšen mora biti namen potovanja?
Namen potovanja mora biti konkreten in specifičen. Pravilno: "Sestanek s stranko ABC d.o.o. glede ponudbe za projekt X." Nepravilno: "Poslovni sestanek" ali "Službena pot." Splošni opisi ne zadostijo zahtevam FURS.
Ali moram priložiti račune?
Za dnevnico in kilometrino računi niso potrebni — obračunata se pavšalno po uredbi. Račune morate priložiti za dejanske stroške: parkirnino, cestnino, nastanitev, vstopnine in druge stroške, ki jih uveljavljate.
V kolikem roku moram oddati potni nalog po potovanju?
Obračun potnega naloga je treba oddati čim prej po vrnitvi s potovanja. Rok za oddajo določi podjetje v internem aktu — priporočljivo v nekaj delovnih dneh. Pomembno je, da obračun ni prepozen, saj to otežuje preverjanje podatkov.